Manual do Usuário
OrganizaChats

2.0 Assistente de configuração (o jeito mais rápido)

Logo depois do cadastro, o OrganizaChats abre um assistente em tela cheia que deixa a IA atendendo no seu WhatsApp em 3 passos. Ele também pode ser aberto a qualquer hora em organizachats.com.br/assistente (só o administrador).

1. Sua loja: confira o nome da empresa e digite o WhatsApp que os seus clientes chamam (com DDD). Não use o WhatsApp pessoal, a não ser que seja ele o número que os clientes chamam.
2. Conectar o WhatsApp: leia o QR Code com o celular da loja (WhatsApp → Dispositivos conectados → Conectar dispositivo) ou use a aba Código se estiver no próprio celular. O assistente confere sozinho o número conectado:
   • ✅ É o número da loja: aparece "Conectado" e o botão Continuar.
   • ⚠️ É outro número: aparece o aviso com "Desconectar e ler de novo com o da loja" ou "Esse é o número da loja" (ele passa a ser o telefone da empresa).
3. Teste ao vivo: pegue outro celular e mande um "oi" para o WhatsApp da loja. A tela acompanha sozinha e marca ✅ quando a mensagem chega e ✅ quando a IA responde. Aí é só clicar em Continuar: ensinar a IA → (nos planos sem IA: Concluir e ir para o painel).
4. Ensine a IA sobre a sua loja: preencha os dados da loja nos campos amarelos ou cole um texto e deixe a IA preencher (veja 2.0.1).
5. Venda pelo chat (planos com Vendas): chave Pix e produtos com foto, para a IA mostrar a foto e fechar o pedido (veja 2.0.2).

2.0.1 Ensine a IA sobre a sua loja

A IA responde com base na Base de Conhecimento. Ela já vem com blocos prontos do seu segmento (veja 8.9), com lacunas entre [colchetes] para os dados da sua empresa. A tela organizachats.com.br/assistente/base transforma essas lacunas em campos amarelos dentro do próprio texto — é só preencher. Ela abre sozinha no fim do assistente e também pelo quadro 🚀 Primeiros passos e pelo botão ✨ Preencher com o assistente em Agente IA.

1. Preencha os campos amarelos (endereço, horário, formas de pagamento, entrega...). Campo preenchido fica verde, e a barra no topo mostra quantos faltam.
2. Bloco que não serve para o seu negócio: clique em 🗑 não se aplica à minha loja.
3. Quer mudar o texto inteiro de um bloco? Clique em ✏️ editar o texto todo.
4. Faltou algo? Clique em + Adicionar outra informação (ex.: lista de produtos e preços, perguntas que os clientes sempre fazem).
5. Clique em 💾 Salvar. A IA usa as informações novas já na próxima mensagem.

2.0.2 Venda pelo chat (Pix e produtos com foto)

Nos planos com Vendas, a tela organizachats.com.br/assistente/vendas deixa a IA mandando a foto do produto, montando o pedido e enviando o Pix, sem passar pelas telas de Vendas. Ela abre depois da 2.0.1 (botão Próximo: venda pelo chat →) e só o administrador pode usar. No topo, uma conferência mostra o que falta — cada item tem um botão que resolve:

• Loja ligada — o módulo 🛒 Loja (catálogo e vendas pelo chat). Botão Ligar.
• Como você recebe — no cartão 1, digite a chave Pix (CPF, CNPJ, celular, e-mail ou aleatória), o nome do recebedor e a cidade como aparecem no seu banco, e clique em Salvar o Pix. O resumo mostra o tipo de chave que o sistema entendeu (ex.: Pix (celular)) — confira. Quem já recebe por Asaas, Mercado Pago ou link continua com o que tem (o sistema pergunta antes de trocar).
• IA pode vender — liga junto com o Pix; se estiver desligado, botão Ligar.
• Produto com foto — no cartão 2, toque em 📷 Escolher ou tirar foto (no celular dá para tirar na hora), digite o nome e o preço e clique em + Salvar produto. Produto antigo sem foto: botão + foto na lista. A caixinha IA oferece decide se a IA pode vender aquele produto.

2.1 Criando sua conta

1. Acesse organizachats.com.br e clique em "Criar conta grátis".
2. Preencha o nome da empresa, o seu nome, e-mail, telefone e CPF ou CNPJ.
3. Escolha o segmento do negócio (loja, clínica, salão, imobiliária...). A IA já vem com um modelo pronto para ele (veja 8.9) e o painel já vem só com os módulos que o segmento usa (veja 3.3).
4. Escolha o plano, crie uma senha forte (mínimo 8 caracteres) e aceite os termos.
5. Pronto: você já está no período de teste grátis, sem cartão de crédito, e entra no Assistente de configuração (veja 2.0).

2.2 Conectando seu WhatsApp

Mais fácil: use o Assistente de configuração (2.0), que conecta, confere o número e faz o teste ao vivo numa tela só. O caminho abaixo, por Configurações → Conexões, continua valendo e serve para conectar mais números.

O WhatsApp conecta de duas formas: pelo QR Code (passo a passo abaixo — o número fica vinculado como no WhatsApp Web; essa forma não é um serviço oficial do WhatsApp/Meta) ou pela API oficial do WhatsApp da Meta (veja a seção 2.2.1). O Instagram sempre conecta pela API oficial da Meta. A Flaxor Digital Solutions, empresa responsável pelo OrganizaChats, é verificada pela Meta.

1. No menu lateral, acesse Configurações → Conexões e clique em "+ WhatsApp". Dê um nome (ex.: Atendimento) e crie a conexão.
2. Abre a janela Conectar WhatsApp, com dois jeitos:
   • 📷 QR Code — painel aberto no computador: no celular da empresa, abra o WhatsApp → Dispositivos conectados → Conectar dispositivo e aponte a câmera para o QR Code da tela.
   • 🔢 Código (pelo celular) — painel aberto no próprio celular (não dá para ler o QR na mesma tela): digite o número do WhatsApp da empresa, toque em Gerar código e, no WhatsApp, vá em Dispositivos conectados → Conectar dispositivo → Conectar com número de telefone e digite o código de 8 letras.
3. Quando conectar, a tela recarrega e a conexão mostra Conectado e 📞 o número que foi conectado. Confira se é o número da empresa.
4. Se o número for diferente do telefone cadastrado da empresa, aparece um aviso amarelo: clique em "Sim, é este o número da empresa" (ele passa a ser o telefone da empresa) ou em "Trocar número" para desconectar e conectar o WhatsApp certo.
5. Teste: mande um "oi" de outro celular para o número da empresa e veja a conversa chegar no Inbox.

Para trocar o número ou reconectar, use o botão Desconectar na conexão e depois 📱 Conectar de novo. Se o WhatsApp estiver conectado há mais de 2 horas e nenhuma mensagem de cliente chegar, o Dashboard mostra um aviso para você conferir a conexão.

2.2.1 WhatsApp pela API oficial da Meta (beta)

Além do QR Code, o número pode ser conectado pela API oficial do WhatsApp (WhatsApp Cloud API, da Meta). O celular não precisa ficar ligado e as conversas chegam no mesmo Inbox, com IA, bot, etiquetas, CRM, vendas, agenda e relatórios.

1. Acesse Configurações → Conexões → 🟢 WhatsApp oficial (o botão aparece nas contas já liberadas).
2. Preencha o nome da conexão, o ID do número de telefone, o ID da conta do WhatsApp Business e o token de acesso (dados do painel da Meta).
3. Clique em "Conferir na Meta e salvar". O sistema confere os dados na Meta e a conexão aparece como conectado.

2.2.2 Mensagens fora das 24h: modelos de mensagem

Na API oficial, depois de 24 horas sem mensagem do cliente a Meta só aceita modelos aprovados. O OrganizaChats já traz dois modelos prontos. Você só precisa mandá-los para aprovação uma vez para cada número:

1. Acesse Configurações → Conexões → 🟢 WhatsApp oficial.
2. No cartão 📋 Modelos de mensagem, clique em 📤 Enviar modelos sugeridos.
3. A Meta analisa (de minutos a algumas horas). Clique em 🔄 Atualizar status até aparecer ✅ Aprovado. O sistema também confere sozinho de tempos em tempos.

Depois de aprovados, funciona sozinho:

• Texto (lembrete da agenda, régua de cobrança, follow-up, mensagem agendada, resposta do atendente): vai dentro do modelo oc_mensagem_empresa — "Olá! Você tem uma mensagem de [sua empresa]: [o texto]. Para responder, é só escrever aqui." O cliente recebe o texto na hora. As quebras de linha viram " · ".
• Foto, áudio ou arquivo (ou se o primeiro modelo não estiver aprovado): vai o aviso oc_retomar_conversa — "A equipe de [sua empresa] tem uma mensagem para você..." — e a mensagem fica guardada. Quando o cliente responder, ela é entregue na hora. Guardada vale por 7 dias.
• No Inbox aparecem notas cinzas: "📋 enviada dentro do modelo", "⏳ mensagem guardada" e "📨 mensagens guardadas entregues".
• Campanhas não usam esses dois modelos (são de atendimento): pela API oficial, a campanha sai por um modelo de campanha próprio, de marketing — veja 11.4.

2.3 Conectando seu Instagram

Com o Instagram conectado, as mensagens do Direct chegam no mesmo Inbox do WhatsApp e podem ser respondidas pela sua equipe e pela IA.

Antes de começar, confira no app do Instagram:

• A conta precisa ser profissional (Empresa ou Criador de conteúdo). Contas pessoais não podem ser conectadas.
  Para mudar: Perfil → ☰ → Configurações e privacidade → Tipo de conta e ferramentas → Mudar para conta profissional.
• O acesso às mensagens precisa estar liberado: Configurações e privacidade → Mensagens e respostas a stories → Controles de mensagem → Permitir acesso às mensagens (ligado).
• Tenha em mãos o usuário e a senha da conta do Instagram que será conectada.

Passo a passo:

1. No painel, acesse Configurações → Conexões.
2. Clique em "Conectar Instagram".
3. Você será levado para a tela oficial do Instagram. Entre com a conta que deseja conectar.
4. Autorize as permissões solicitadas (acesso ao perfil e às mensagens).
5. Você volta automaticamente para o OrganizaChats. A conta aparece na lista de conexões como conectado, com a data de validade do acesso.

• Renovação automática: o acesso é renovado sozinho enquanto a conta estiver conectada. Você não precisa reconectar periodicamente.
• Uma conta, uma empresa: cada conta do Instagram pode estar conectada a apenas uma empresa no OrganizaChats.
• Desconectar: em Configurações → Conexões, clique em "Desconectar" ao lado da conta. As conversas já recebidas continuam no histórico.
• Deu erro ao conectar? Confira se a conta é profissional e se o acesso às mensagens está liberado. Se continuar, fale com o suporte.

2.4 Configurações iniciais recomendadas

Após conectar, configure estes itens para aproveitar ao máximo:

• ✅ Perfil da empresa: nome, descrição e horários de funcionamento
• ✅ Departamentos: organize sua equipe por áreas (vendas, suporte etc.)
• ✅ Horários de atendimento: defina quando o bot e a IA devem responder
• ✅ Bot de boas-vindas: configure o fluxo inicial para novos contatos
• ✅ Agente de IA: insira as instruções e o contexto do seu negócio
• ✅ Instagram: conecte a conta profissional da empresa para atender também pelo Direct
• ✅ Módulos: em Configurações → 🧩 Módulos, deixe ligado só o que o seu negócio usa (veja 3.2)
• ✅ Chat do site: se a empresa tem site, coloque o botão de chat nele (veja 2.5)

2.5 Chat no seu site

O chat do site coloca um botão redondo no canto do seu site. O visitante clica, escreve e a conversa chega no mesmo Inbox do WhatsApp e do Instagram — com a IA respondendo, se o seu plano tem IA. Está em todos os planos e não conta no limite de conexões.

Passo a passo:

1. No painel, acesse Configurações → Conexões e clique em "🌐 Chat do site".
2. Escolha o título, a frase embaixo dele, a mensagem de boas-vindas, a cor e o canto da tela (direito ou esquerdo). A prévia ao lado mostra como fica.
3. Marque "Chat ligado" e clique em Salvar.
4. Clique em "📋 Copiar código" e cole o código no seu site, uma vez só, logo antes de </body> (em todas as páginas).
5. Abra o seu site (ou a 🧪 página de teste) e mande uma mensagem. Ela aparece no Inbox com o ícone 🌐.

Opções:

• Pedir nome e WhatsApp antes da primeira mensagem: o contato já entra com nome e telefone. Se o número já é seu cliente, a conversa vai para o mesmo contato (o histórico fica junto).
• Sites permitidos: deixe vazio para o código funcionar em qualquer site, ou escreva os domínios (um por linha, ex.: minhaloja.com.br) para ele funcionar só neles. A página de teste sempre funciona.
• Trocar a chave: se alguém copiou o seu código para outro site, troque a chave. O código antigo para de funcionar e você cola o novo.
• Desligar: desmarque "Chat ligado" e salve. O botão some dos sites; as conversas antigas continuam no Inbox.

Só o administrador da conta pode mudar o chat do site. Como as conversas aparecem no Inbox está em 5.8.

3.1 Núcleo e módulos

Cada negócio usa uma parte diferente do OrganizaChats: um escritório de advocacia não vende produtos, e uma loja de roupas não precisa de agenda. Por isso o painel é dividido em núcleo (o que todo negócio usa) e módulos (que você liga só se o seu negócio usar). O que fica desligado some do menu e das telas, e a IA também não oferece.

Núcleo — sempre ligado: Inbox (WhatsApp, Instagram e chat do site), Contatos, Agente de IA, Bot de fluxos, Follow-up, Campanhas, Mensagens agendadas, CRM, Relatórios, Departamentos, Horários, NPS e Configurações (cada um conforme o plano, veja a tabela acima).

3.2 Ligar e desligar módulos

1. Entre como administrador e abra ⚙️ Configurações → 🧩 Módulos.
2. Marque os módulos que o seu negócio usa e clique em Salvar módulos.
3. O menu e as telas mudam na hora (aperte Ctrl+F5 se o navegador guardou a página antiga).

• Dependências: ligar 🚚 Entregas liga 🛒 Loja e 🧾 Cobranças junto; desligar 🧾 Cobranças desliga a Loja e as Entregas.
• Nada é apagado: produtos, pedidos, horários e configurações ficam guardados. Ligou de novo, volta tudo como estava.
• Só Cobranças (sem a Loja): o menu vira 🧾 Cobranças, com as abas Cobranças, Renovações e Pagamentos, e o botão ➕ Nova cobrança (cobrança avulsa, com ou sem repetição). Ideal para advogados, contadores, escolas e prestadores.
• Loja sem Entregas: a IA vende, mas não pergunta CEP nem frete — o pedido fica "a combinar" e a entrega ou retirada é combinada com a equipe na conversa.
• Loja desligada: a vitrine pública (/loja/seu-endereco) sai do ar e a IA para de vender.
• Quem tentar abrir uma tela de um módulo desligado é levado de volta, com um aviso. Só o administrador liga e desliga módulos.

3.3 O que cada segmento recebe

No cadastro, o segmento escolhido já liga os módulos certos (você muda depois quando quiser):

Contas criadas antes desta divisão continuam com todos os módulos ligados, até o administrador mudar na aba Módulos.

4.1 Cartões de resumo

4.2 Conexões e Vendas

• 🔌 Conexões: cada WhatsApp e Instagram conectado, com o status (conectado ou desconectado). Desconectado: reconecte em Configurações → Conexões.
• 🛒 Vendas (plano Enterprise, quando já há meio de pagamento ou pedidos): quanto foi recebido hoje e o atalho para os pedidos.

Gráficos de conversas, mensagens e desempenho da equipe ficam em Relatórios.

4.3 Deixe seu depoimento

No fim do Dashboard, o administrador da empresa encontra o cartão ⭐ Gostou do OrganizaChats? Deixe seu depoimento. Leva 1 minuto:

• Escreva o nome como quer que apareça, a cidade (opcional), a nota de 1 a 5 estrelas e o texto (de 20 a 600 letras).
• Marque a caixa que autoriza a publicação no site organizachats.com.br, com o seu nome, o nome da empresa e a cidade. Sem essa autorização o depoimento não é enviado.
• O depoimento passa por aprovação da equipe antes de aparecer no site. O cartão mostra a situação: aguardando aprovação, publicado no site ou não publicado.
• Cada empresa tem um depoimento. Escrever de novo substitui o anterior, que volta para aprovação.
• Quer tirar? Clique em Tirar meu depoimento no mesmo cartão: ele sai do site na hora e é apagado.

5.1 Abas e busca

As conversas são organizadas em abas:

• Todas: todas as conversas, independente do status
• Abertas: aguardando resposta (novas ou em andamento)
• Em atendimento: um atendente assumiu a conversa
• Resolvidas: conversas finalizadas

Use a busca para achar uma conversa pelo nome ou telefone do contato.

O botão 👤 Minhas mostra só as conversas em que você é o responsável (as que você assumiu, recebeu por transferência ou pela distribuição automática). Ele combina com as abas e fica lembrado no seu navegador. Na lista, cada conversa mostra o nome do responsável (👤).

5.2 Painel de conversa

Ao clicar em uma conversa, o painel à direita mostra:

• Histórico de mensagens: tudo o que foi trocado com o contato, incluindo fotos, áudios (com a transcrição 🎙️) e as notas internas da equipe
• Campo de resposta: envie mensagens de texto. Digite / para usar uma Resposta Rápida
• Etiquetas da conversa
• Botões 🤖 Bot e 🧠 IA: mostram (e ligam/desligam) a automação nesta conversa
• Botões 🙋 Assumir, 🔀 Transferir e ✅ Resolver

5.3 Assumir atendimento

Quando um atendente humano precisa intervir na conversa:

1. Abra a conversa no Inbox.
2. Clique no botão 🙋 Assumir, no cabeçalho da conversa.
3. A conversa vai para "Em atendimento" e fica com você como responsável.
4. O bot e a IA são pausados automaticamente nessa conversa, para não responderem junto com você.

5.4 Resolver conversa

Para encerrar uma conversa:

1. Abra a conversa.
2. Clique em ✅ Resolver.
3. Com o NPS ligado, o cliente recebe a pesquisa de satisfação alguns minutos depois (só no WhatsApp).
4. A conversa é movida para a aba "Resolvidas".
5. Se o contato enviar nova mensagem depois, ela aparece novamente nas Abertas — já com o bot e a IA prontos para atender.

5.5 Transferir conversa

1. No painel da conversa, clique em 🔀 Transferir.
2. Escolha o atendente que vai continuar o atendimento.
3. A conversa passa a ser dele, vai para "Em atendimento" e o bot e a IA pausam.

5.6 Etiquetas (Tags)

Classifique conversas com etiquetas coloridas para facilitar a organização:

• Clique em + Etiqueta no painel da conversa
• Crie ou selecione etiquetas existentes (ex: Urgente, Venda, Suporte)
• Clique no × da etiqueta para tirá-la da conversa

5.7 Conversas do Instagram (Direct)

As mensagens do Direct aparecem no Inbox junto com as do WhatsApp. Para diferenciar, no lugar do telefone aparece "Direct · @suaconta", e o contato é identificado pelo nome ou pelo @ do Instagram.

O que chega no Inbox:

• Mensagens de texto
• Fotos, vídeos, áudios e arquivos (indicados na conversa)
• Menções em stories ("📣 Mencionou você em um story") e publicações compartilhadas
• Curtidas em mensagens (❤️)

Mensagens apagadas pelo cliente não aparecem, e alguns tipos que a Meta não libera pela API são mostrados como "Mensagem não suportada pelo Instagram".

Atendimento automático no Instagram:

• Conversas novas do Instagram já começam com a IA ligada (se o seu plano inclui IA e o Agente de IA estiver configurado).
• O Bot de Fluxos (menus numerados) ainda não funciona no Instagram — quem atende sozinho no Direct é a IA.
• O horário de atendimento vale também para o Instagram.
• A pausa automática da IA funciona igual: se você responder pelo Inbox ou pelo app do Instagram, a IA pausa naquela conversa. Veja Pausa automática da IA.

Recursos disponíveis só no WhatsApp:

• Campanhas e mensagens agendadas (a Meta não permite enviar mensagens para quem não escreveu nas últimas 24 horas)
• Pesquisa NPS ao resolver a conversa
• Bot de Fluxos (menus numerados)

O Follow-up funciona no Instagram dentro da janela de 24 horas (veja Follow-up). Áudios do Direct são transcritos quando a IA está atendendo a conversa.

5.8 Conversas do chat do site

As conversas do chat do site aparecem no Inbox com o ícone 🌐 na lista. O contato aparece como "Visitante do site" (ou com o nome que a pessoa informou) e, no lugar do telefone, "Chat do site" — se o visitante informou o WhatsApp, aparece o número.

• A primeira nota da conversa mostra de qual página do site a pessoa escreveu (e o nome/WhatsApp, se ela informou). Assim você sabe se veio do anúncio, de um produto ou da página de contato.
• A IA já começa ligada (planos com IA e Agente de IA configurado) e pode vender e marcar horários, se esses módulos estiverem ligados.
• Você responde pelo Inbox normalmente. A pausa automática da IA vale igual: respondeu, a IA para naquela conversa.
• O horário de atendimento vale também: fora do horário o visitante recebe a mensagem de ausência, e o chat mostra "Deixe sua mensagem".
• Não existe janela de 24 horas: você pode responder quando quiser. O visitante vê a resposta enquanto estiver com o site aberto; se fechar e voltar no mesmo navegador, a conversa continua lá. Para não perder o cliente, ligue "Pedir nome e WhatsApp".

Não funciona no chat do site: Bot de Fluxos (menus numerados), campanhas, mensagens agendadas, follow-up e pesquisa NPS. Lembretes da agenda e mensagens automáticas de pagamento ficam na conversa do site (o visitante vê quando voltar).

5.9 De onde veio o cliente (origem do lead)

Quando uma conversa nova começa por um anúncio ou por um link, o Inbox mostra uma nota interna no começo da conversa (o cliente não vê):

• 📣 Veio do anúncio "título" — a pessoa clicou num anúncio do Facebook ou do Instagram que abre o WhatsApp ("Enviar mensagem") ou o Direct. Aparecem o título, o texto e o ID do anúncio. No Direct, às vezes a Meta manda os dados do anúncio alguns segundos depois da primeira mensagem — o sistema liga esses dados à conversa que acabou de começar, então a nota aparece do mesmo jeito.
• 🔗 Veio por um link — link wa.me (site, bio, QR Code) ou link ig.me do Instagram.
• 📣 Veio da campanha — no chat do site, quando a página tinha UTM (ex.: ?utm_source=instagram&utm_campaign=promo).

• A IA recebe o assunto do anúncio e já entende o que o cliente quer (ex.: anúncio de uma promoção → ela fala da promoção), sempre sem inventar nada que não esteja na Base de Conhecimento.
• Vale a primeira origem da conversa. Se o cliente clicar em outro anúncio com a conversa aberta, aparece só mais uma nota.
• Conversa sem nota = a pessoa chamou direto (salvou o número, achou o perfil, etc.).
• O resumo por anúncio, com as vendas pagas, fica em Relatórios (17.3).

5.10 Enviar fotos, vídeos, áudios e arquivos

Ao lado da caixa de texto da conversa fica o botão 📎:

1. Clique em 📎 e escolha o arquivo no computador ou no celular.
2. Aparece uma prévia acima da caixa de texto. O que você escrever na caixa vira a legenda (opcional). Para desistir, clique em ✕.
3. Clique em ➤ (ou Enter). O arquivo aparece na conversa: a foto em miniatura, o áudio e o vídeo com player e o documento como link.

• Foto: JPG ou PNG, até 5 MB. Vídeo: MP4, até 16 MB. Áudio: MP3, OGG, M4A, AAC ou AMR, até 16 MB. Documento: PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT ou CSV, até 16 MB.
• WhatsApp (QR Code e API oficial): todos os tipos. O áudio chega como mensagem de voz; se você escreveu legenda, ela vai logo depois, em texto.
• Instagram (Direct): só foto, vídeo e áudio (regra da Meta) e só até 24 horas depois da última mensagem do cliente. A legenda vai logo depois, em texto.
• Chat do site: a foto aparece no chat; os outros tipos chegam como link para o visitante abrir.
• API oficial fora das 24h: o arquivo fica guardado e é entregue quando o cliente responder ao aviso (veja 2.2.2).
• Enviar um arquivo conta como resposta do atendente: a IA é pausada na conversa, igual à resposta em texto.

5.11 Pedir documentos ao cliente (coleta guiada)

Para pedir RG, CPF, comprovantes e outros documentos sem bagunçar a conversa (planos Pro e Enterprise, no WhatsApp e no Direct):

1. Abra a conversa no Inbox e clique em 📄 Documentos.
2. Escreva os documentos, um por linha (ou separados por vírgula ou "e": "RG e CPF" vira 2), ou use um modelo pronto (Documentos pessoais, Trabalhista, Imóvel, Consulta). Frente e verso? Coloque como dois documentos. Embaixo da caixa aparece a prévia "Vai pedir 2 documentos..." para você conferir.
3. Clique em Pedir ao cliente. Ele recebe a lista e o pedido do primeiro documento.
4. A cada foto ou PDF que ele manda, o sistema guarda, responde "✅ Recebi: RG" e pede o próximo. Ele pode responder PULAR (não tem agora) ou CANCELAR (parar).
5. No fim, o cliente recebe a confirmação e aparece a nota "✅ Coleta de documentos concluída" no Inbox.

• Enquanto a coleta está aberta, o bot e a IA não respondem nessa conversa (e não gastam nada). Se o cliente escrever outra coisa, ele recebe um lembrete do documento que falta.
• Os arquivos ficam em 📄 Documentos (link ao lado do título do Inbox, ou organizachats.com.br/documentos), separados por cliente, com ✅ recebido, ⏭️ pulado e ⏳ pendente. Foto e PDF abrem no navegador.
• Só quem tem login da sua empresa abre os arquivos. Administrador e supervisor podem apagar um pedido a qualquer momento.
• Coleta parada por mais de 7 dias é encerrada sozinha. Para cancelar antes, clique em 📄 Documentos → Cancelar coleta.
• Aceita foto (JPG, PNG, WEBP, HEIC) e PDF ou Word, até 15 MB cada.
• No WhatsApp pela API oficial e no Instagram, só dá para começar a coleta até 24 horas depois da última mensagem do cliente (regra da Meta). O chat do site não recebe arquivos.

6.1 Informações exibidas

6.2 Importar e exportar contatos

1. Monte uma planilha com a primeira linha assim: nome;telefone;email (o e-mail é opcional).
2. Preencha uma linha por contato. O telefone pode ter DDD com ou sem o 55 (ex.: 19999998888).
3. Salve como CSV (no Excel: Arquivo → Salvar como → CSV).
4. Em Contatos, clique em Importar e envie o arquivo (administrador ou supervisor).

Contato com o mesmo telefone é atualizado, não duplicado. Para baixar a sua base, clique em 📥 Exportar CSV.

6.3 Buscar e filtrar

• Busca: por nome, telefone ou e-mail
• Por tag: clique em uma tag para ver só os contatos com ela

As tags também escolhem quem recebe uma campanha.

7.1 Como funciona

O bot funciona como um menu interativo por texto:

1. O cliente envia uma mensagem para o WhatsApp.
2. O bot exibe um menu com opções numeradas.
3. O cliente digita o número da opção desejada.
4. O bot direciona para o submenu ou informação correspondente.
5. A qualquer momento, o cliente pode digitar 0 para voltar ao menu principal.

7.2 Comportamentos especiais do bot

7.3 Criando um fluxo

1. No menu, acesse 🤖 Fluxos Bot.
2. Clique em "Novo Fluxo".
3. Defina o nome do fluxo (ex: "Atendimento Principal").
4. A primeira etapa é a mensagem de boas-vindas com o menu principal.
5. Para cada opção do menu, crie uma nova etapa conectada.
6. Configure o tipo de cada etapa:
   • Menu: exibe opções numeradas para o cliente escolher
   • Mensagem: envia uma resposta e aguarda nova entrada
   • Transferir: encaminha para atendente humano
   • Encerrar: finaliza o atendimento bot
7. Salve e ative o fluxo.

7.4 Etapas do fluxo — Tipos

7.5 Variáveis disponíveis nas mensagens

Use estas variáveis nas mensagens do bot para personalizar o atendimento:

• {{nome}} — primeiro nome do contato (sem nome salvo, a variável some: "Olá {{nome}}!" vira "Olá!")
• {{empresa}} — nome da sua empresa
• {{atendente}} — primeiro nome do atendente responsável (sem atendente: "nossa equipe")
• {{hora}} — hora atual
• {{data}} — data atual

8.1 Como funciona

O agente usa modelos de linguagem avançados (como Claude da Anthropic) e responde com base nas instruções e contexto que você fornece. Ele é ativado quando:

• O bot de fluxo recebe uma mensagem que não corresponde a nenhuma opção
• O bot está desativado na conversa
• A conversa está fora do horário de atendimento e a IA está configurada para agir

No plano Enterprise, a IA também pode vender e enviar a cobrança na conversa. Veja Vendas e Cobranças.

8.2 Prioridade de resposta

O sistema segue esta ordem ao receber cada mensagem:

Antes de tudo: se um atendente assumiu a conversa (pausa ativa), a mensagem só entra no Inbox — nada automático responde. Veja Pausa automática da IA.
1. Se a conversa está aguardando avaliação NPS, processa a nota e encerra.
2. Se o bot está ativo, tenta responder via fluxo.
3. Se está fora do horário e bot não respondeu, envia mensagem de fora do horário.
4. Se nenhum dos anteriores respondeu, aciona o Agente de IA.

8.3 Configurando o Agente de IA

1. No menu, acesse 🧠 Agente IA.
2. Dê um nome ao agente (é como ele se apresenta).
3. Em "Personalidade e instruções", escreva como ele deve se comportar — inclusive o tom (mais formal ou mais descontraído). Exemplo:
   Você é a assistente virtual da Empresa XYZ. Responda de forma amigável e objetiva. Ofereça sempre os nossos planos quando o cliente perguntar sobre preços. Não invente informações — se não souber, diga que vai confirmar com a equipe.
4. Em "Palavras que acionam transferência", liste palavras como atendente, humano, pessoa: quando o cliente usar uma delas, a IA passa a conversa para a equipe.
5. Em "⏳ Esperar o cliente terminar de escrever", deixe 8 segundos (recomendado). Quando o cliente manda várias mensagens seguidas, a IA espera e responde tudo junto. Veja 8.12.
6. Na Base de Conhecimento, adicione informações sobre produtos, preços, horários, políticas e perguntas frequentes — o jeito mais fácil é o botão ✨ Preencher com o assistente (veja 2.0.1).
7. Salve. A IA passa a atender as conversas novas (nos planos Pro e Enterprise).

8.4 IA por conversa

Você pode ativar ou desativar o Agente de IA em conversas individuais:

• No cabeçalho de cada conversa, o botão 🧠 IA liga ou desliga a IA naquela conversa
• Quando desligada, as mensagens ficam para a equipe responder
• Quando o cliente volta ao menu do bot (digita 0 ou "menu"), a IA é desligada
• Quando um atendente responde o cliente, a IA é pausada automaticamente (veja abaixo)

8.5 Pausa automática da IA

Quando alguém da sua equipe entra na conversa, o OrganizaChats pausa o bot e a IA naquela conversa. Assim o cliente nunca recebe uma resposta automática no meio de um atendimento humano.

A pausa acontece quando o atendente:

• responde o cliente pelo Inbox do OrganizaChats;
• responde pelo WhatsApp do celular (o mesmo número conectado);
• responde pelo app do Instagram (a mesma conta conectada);
• clica em Assumir ou transfere a conversa para um atendente.

As respostas enviadas pelo celular ou pelo app do Instagram também aparecem no Inbox, marcadas com 📱 enviado pelo app — o histórico da conversa fica completo.

8.6 Como saber se a IA está pausada

• Uma faixa amarela aparece no topo da conversa: "⏸️ IA pausada — atendente assumiu", junto com o horário em que ela volta sozinha.
• O ícone ⏸️ aparece ao lado da conversa na lista do Inbox.
• Os botões 🤖 Bot e 🧠 IA do cabeçalho ficam desligados.
• Uma nota cinza aparece no meio da conversa, por exemplo: "IA pausada — atendente assumiu (respondeu pelo WhatsApp do celular)".

Enquanto a pausa estiver ativa, as mensagens do cliente continuam chegando normalmente no Inbox, mas nada automático responde: nem a IA, nem o bot, nem a mensagem de fora do horário.

8.7 Como a IA volta a atender

1. Na hora: clique no botão ▶️ Religar IA, na faixa amarela da conversa.
2. Ao resolver: clique em Resolver. Quando o cliente chamar de novo, a conversa já começa com o bot e a IA ligados.
3. Automaticamente: se o cliente escrever depois de 12 horas sem nenhuma resposta da sua equipe, a IA volta a atender e responde essa mensagem.

Ligar os botões 🤖 Bot ou 🧠 IA manualmente no cabeçalho da conversa também encerra a pausa.

Quando volta, a automação funciona como em uma conversa nova: no WhatsApp com Fluxo Bot ativo, o cliente recebe o menu; sem fluxo, ou no Instagram, a IA responde diretamente.

8.8 Situações especiais

• A IA estava respondendo e você respondeu ao mesmo tempo: se você enviar a sua resposta enquanto a IA ainda está preparando a dela, a resposta da IA é descartada.
• Mensagens para contatos novos pelo celular: se você iniciar uma conversa com alguém que ainda não falou com a empresa, ela não aparece no Inbox — só respostas em conversas já abertas são registradas.
• Pausa sem resposta: ao clicar em Assumir ou Transferir, a pausa já começa, mesmo antes de você responder.
• A pessoa pede para parar: se o cliente pedir para não receber mais mensagens, disser que vai bloquear ou excluir, a IA se despede uma vez e para de responder naquela conversa. Quando a pessoa manda algo sem sentido (letras soltas, palavras que não existem), a IA primeiro pede para ela explicar de novo e, no WhatsApp e no Direct, oferece mandar um áudio 🎤 — a IA entende áudio. Se continuar sem dar para entender, a IA avisa que a equipe vai ver e para. Aparece a nota "🤫 IA parou de responder nesta conversa" e o follow-up automático não é enviado para ela. Para a IA voltar, clique em 🧠 IA. Volta sozinha: se a IA parou porque não entendia e depois a pessoa manda uma mensagem clara (por exemplo, uma pergunta como "Como funciona o teste grátis?"), a IA volta a responder e aparece a nota "🧠 IA voltou a responder". Isso só acontece se ninguém da equipe respondeu depois da pausa e no máximo 2 vezes por dia na mesma conversa. Quando a pessoa pediu para parar, a IA nunca volta sozinha.
• Mensagem automática do Instagram: as respostas automáticas da própria Meta (boas-vindas de anúncio, perguntas frequentes) não pausam a IA — viram só uma nota no Inbox.
• Muitas mensagens do mesmo contato: se a IA já respondeu 40 vezes o mesmo contato em 24 horas, ela pausa só nessa conversa — quase sempre é robô, golpe ou alguém brincando com a IA. Aparece a nota "🤫 IA parou de responder nesta conversa" e você recebe um aviso no WhatsApp (o mesmo do aviso de pedido; sem ele, o WhatsApp da empresa). Se for cliente de verdade, responda pelo Inbox ou clique em 🧠 IA para religar — a conta das 40 recomeça do zero. As outras conversas continuam normais.
• Limite diário de segurança: se num dia a loja usar a IA muito acima do normal (por exemplo, uma enxurrada de mensagens), a IA pausa até a meia-noite para proteger a sua conta. Aparece a nota "⏸️ IA em pausa até amanhã" nas conversas que chegarem e você recebe um aviso no WhatsApp. Responda pelo Inbox nesse dia; no dia seguinte a IA volta sozinha, sem precisar religar nada. No uso normal da loja isso não acontece.

8.9 IA pronta por segmento

Ao criar a conta, a empresa escolhe o segmento do negócio. A IA já nasce com instruções de comportamento e uma Base de Conhecimento modelo para aquele tipo de negócio:

• Lojas e moda: tamanhos, pagamento, entrega, trocas; entende a foto da peça que o cliente manda.
• Clínicas e consultórios: convênios, valores, pedido de consulta. A IA nunca dá diagnóstico nem indica remédio e, em emergência, orienta procurar o pronto-socorro ou o SAMU (192).
• Salão e estética: serviços, preços e duração, pedido de horário; comenta a foto de referência sem prometer resultado.
• Imobiliárias e corretores: qualifica o lead (compra ou aluguel, bairro, valor, quartos, financiamento) e oferece a visita.
• Alimentação: cardápio, taxa e área de entrega, monta o pedido com observações e repete o resumo. Sobre alergias, informa só o que você cadastrou; na dúvida, passa para a equipe.
• Educação: cursos, turmas, idade, valores e matrícula; oferece a aula experimental ou a visita. Não promete vaga nem bolsa.
• Jurídico e contabilidade: triagem (área, cidade e resumo do caso) e consulta. A IA nunca dá parecer jurídico, contábil ou tributário e, quando há prazo correndo, passa para a equipe na hora.
• Automóvel: pergunta marca, modelo, ano e motor, comenta a foto do painel ou da peça sem dar diagnóstico fechado e oferece agendar; também serve para autopeças e lojas de veículos.
• Serviços: entende o serviço, confere se o endereço está na área de atendimento, coleta detalhes para o orçamento e oferece a visita.
• Outro: modelo geral de atendimento.

Os textos entre [colchetes] na Base de Conhecimento são para você preencher (endereço, horários, preços...). Enquanto um dado estiver entre colchetes, a IA não inventa: ela diz que vai confirmar com a equipe.

Mais fácil: em 2.0.1 cada [colchete] vira um campo para preencher, ou a IA preenche a partir de um texto que você colar. Pelo caminho antigo:

1. Abra Agente IA no menu.
2. Em Base de Conhecimento, clique em ✏️ Editar em cada bloco (abre o texto inteiro, mesmo nos blocos longos) e troque os [colchetes] pelos dados da sua empresa.
3. Ajuste as instruções do agente, se quiser (tom de voz, o que oferecer, quando passar para a equipe).

Cada segmento também tem uma página explicando o OrganizaChats: lojas, clínicas, salões, imobiliárias, alimentação, educação, jurídico e contabilidade, automóvel e serviços.

8.10 Fotos, PDFs e áudios

A IA não responde só texto. No WhatsApp e no Direct do Instagram:

• Foto (até cerca de 3,5 MB): a IA vê a imagem e responde. Ex.: o print de um produto com "tem essa?".
• PDF (até cerca de 8 MB): a IA lê o arquivo. Ex.: um comprovante ou um pedido. O Instagram não permite enviar PDF pelo Direct; isso vale para o WhatsApp.
• Áudio: é transcrito e respondido. A transcrição aparece no Inbox com 🎙️ na frente.
• Outros arquivos (Word, Excel, vídeo): a IA pede com educação para o cliente explicar por texto.

Fotos e PDFs deixam a resposta da IA um pouco maior, porque ela precisa analisar o arquivo.

8.11 Regras para a IA não inventar

Preços e totais a IA sempre pega do cadastro de Produtos e a conta é feita pelo sistema. Para fechar as outras brechas, crie na Base de Conhecimento uma nota do tipo Instrução com as regras do seu negócio. Exemplo:

REGRAS QUE VOCÊ NUNCA PODE QUEBRAR:
1. Só informe preços que vierem da consulta de produtos. Nunca dê desconto.
2. Só ofereça o que estiver cadastrado e disponível. Se não tiver, diga com simpatia e mostre opções parecidas.
3. Não prometa qualidade que não pode garantir (orgânico, colhido hoje, o mais barato...).
4. Entrega só nas regiões informadas. Não prometa horário exato.
5. Nunca diga que um pagamento foi confirmado: a confirmação chega pelo sistema.
6. Se não souber, diga que vai confirmar com a equipe e passe para um atendente.
7. Reclamação: peça desculpas e passe para a equipe. Não prometa troca ou reembolso.

• Apague ou complete as notas de modelo que vieram com o segmento (8.9): texto entre [colchetes] esquecido vira informação errada.
• Não escreva preços na Base de Conhecimento quando eles já estão em Produtos — dois lugares com preço é o caminho para a IA informar um valor antigo.
• Quando acabar um produto, desative em Vendas → Produtos: a IA para de oferecer na hora.

8.12 Mensagens seguidas: a IA responde tudo junto

Muita gente escreve "picado": "oi", "bom dia", "quanto custa", "o plano pro" — ou manda uma foto e logo depois "tem isso?". Em vez de responder cada mensagem separada, a IA espera o cliente terminar de escrever e responde uma vez só, já entendendo tudo junto.

1. Abra 🧠 Agente IA no menu.
2. Em Configurações do Agente, ajuste "⏳ Esperar o cliente terminar de escrever": de 0 a 20 segundos. O padrão é 8.
3. Clique em Salvar Configurações.

• Como conta o tempo: a cada mensagem nova do cliente, a espera recomeça. A IA responde quando o cliente fica esse tempo sem escrever.
• Limite: se o cliente não para de escrever, a IA responde no máximo 45 segundos depois da primeira mensagem do grupo.
• Vale para: WhatsApp (QR Code e API oficial), Direct do Instagram e chat do site. Texto, áudio (transcrito), foto e PDF entram juntos na mesma resposta — até 3 fotos/PDFs por grupo.
• Atendente assumiu na espera: se alguém da equipe responder ou clicar em Assumir durante a espera, a IA não responde.
• 0 segundos: a IA responde cada mensagem na hora, como antes.

9.1 Configurando horários

1. No menu, acesse 🕒 Horários e escolha a conexão (cada WhatsApp ou Instagram tem o seu horário).
2. Ligue o controle de horário e marque os dias da semana em que você atende.
3. Para cada dia, defina o horário de início e fim (ex: 08:00 às 18:00).
4. Configure a mensagem de fora do horário que o cliente receberá.
5. Salve as configurações.

9.2 Comportamento fora do horário

Quando uma mensagem chega fora do horário configurado:

• O bot e a IA não são acionados
• O sistema envia automaticamente a mensagem de fora do horário
• A conversa fica em estado "aberta" para ser atendida quando a equipe voltar
• O cliente não recebe múltiplas mensagens repetidas — o sistema controla o envio

10.1 Fluxo do NPS

1. Ligue o NPS em ⭐ Avaliação NPS (você pode mudar o texto da pergunta).
2. O atendente clica em "Resolver" na conversa.
3. Alguns minutos depois, o cliente recebe pelo WhatsApp:
   
   "Como você avalia o nosso atendimento? Responda com um número de 1 a 5:
   ⭐ 1 - Muito ruim
   ⭐⭐ 2 - Ruim
   ⭐⭐⭐ 3 - Regular
   ⭐⭐⭐⭐ 4 - Bom
   ⭐⭐⭐⭐⭐ 5 - Excelente"
4. O cliente responde com um número de 1 a 5.
5. O sistema registra a nota e encerra o processo de NPS.
6. A nota aparece na tela ⭐ Avaliação NPS.

10.2 Proteções do NPS

Para garantir que o NPS funcione corretamente, o sistema tem proteções automáticas:

• Bot suspenso durante NPS: enquanto aguarda a avaliação, o bot não interfere nas respostas do cliente
• IA suspensa durante NPS: o agente de IA também fica inativo durante a pesquisa
• Conversa não reabre: a resposta do NPS não reabre a conversa resolvida
• Uma pesquisa por conversa: cada conversa recebe apenas uma pesquisa NPS

10.3 Consultando resultados de NPS

Em ⭐ Avaliação NPS você vê:

• Pesquisas enviadas e respostas recebidas
• Nota média (1 a 5) e taxa de satisfação
• As últimas avaliações, com o contato e a nota

11.1 Criando uma campanha

1. Acesse 📣 Campanhas → + Nova Campanha (administrador ou supervisor).
2. Defina o nome da campanha e a conexão WhatsApp.
3. Escreva a mensagem. Use {{nome}} para o nome do contato. Se quiser, anexe uma imagem.
4. Escolha os destinatários: todos os contatos ou só os que têm determinadas tags (a tag escolhida fica verde). O "Total disponível" embaixo mostra todos os contatos da empresa; o número exato de destinatários aparece na lista de campanhas depois de salvar (ex.: 0/1 = 1 contato).
5. Opcional: agende a data e hora de envio. Sem agendamento, você dispara pelo botão Disparar na lista.
6. Configure o intervalo entre envios (mínimo 3 segundos; recomendamos de 5 a 10).
7. Salve. A campanha aparece na lista para disparar (ou sai sozinha no horário agendado).

11.2 Acompanhando o envio

Na listagem de campanhas você verá:

• Agendada — aguardando o horário definido
• Enviando — em andamento
• Concluída — envio terminado, com o total de enviados e de erros
• Cancelada — interrompida pelo botão Cancelar

Quando o cliente responde: se a IA estiver ligada, ela sabe qual campanha foi enviada para aquele cliente nas últimas 48 horas. Se ele responder "ok", "quero" ou "quanto custa?", a IA responde sobre a promoção, sem começar o atendimento do zero. Ela usa só o que estiver na Base de Conhecimento, então cadastre lá os detalhes da promoção (preço, validade, como comprar).

11.3 Boas práticas

11.4 Campanhas pela API oficial (modelos de campanha)

Pela API oficial do WhatsApp, a Meta só deixa disparar campanha com um modelo aprovado de marketing. É assim:

1. Acesse Configurações → Conexões → 🟢 WhatsApp oficial. No cartão de modelos, abra 📣 Modelos de campanha → ➕ Modelo de campanha.
2. Dê um nome curto (ex.: promoção de novembro) e escreva o texto. Pode usar {{nome}} uma vez, nunca no começo nem no fim. Ex.: "Olá, {{nome}}! Esta semana tem 20% de desconto. Responda QUERO para saber mais."
3. Clique em 📤 Enviar para aprovação e espere aparecer ✅ Aprovado (minutos a algumas horas; clique em 🔄 Atualizar status).
4. Em Campanhas → Nova campanha, escolha a conexão da API oficial: aparece "Modelo de campanha aprovado". Escolha o modelo — o texto vem dele e não pode ser mudado ali.
5. Salve e dispare (ou agende) como qualquer campanha.

• Pela API oficial a campanha sai sempre pelo modelo, dentro ou fora das 24h. O {{nome}} vira o primeiro nome do contato (ou "cliente", se não houver nome).
• Cada mensagem é cobrada pela Meta como marketing, na conta do WhatsApp Business da empresa.
• A Meta limita quantas mensagens de marketing cada pessoa recebe: parte dos envios pode não ser entregue (aparece como erro na campanha). É regra da Meta, não do OrganizaChats.
• Imagem em campanha pela API oficial ainda não está disponível. Pelo QR Code, nada muda: a campanha usa o texto livre e a imagem como antes.

12.1 Como criar um Follow-up

1. No menu, acesse 🔄 Follow-up.
2. Clique em "Novo Follow-up".
3. Escolha a conexão (WhatsApp ou Instagram). No Instagram, o prazo máximo é de 22 horas e só sai para quem escreveu nas últimas 23 horas (regra da Meta).
4. Defina após quantas horas sem resposta do cliente a mensagem sai (ex: 4h, 24h, 48h). Conta a partir da última mensagem da sua empresa.
5. Escreva a mensagem de follow-up (use {{nome}} para o nome do contato — vai só o primeiro nome, com a primeira letra maiúscula: "NEIDE Filha" vira "Neide"; quando o nome do perfil não é um nome de verdade, como "@lojinha", letras jogadas ou só emojis, o {{nome}} é tirado da frase: "Oi {{nome}}! 😊" vira "Oi! 😊").
6. Horário de envio: o follow-up só sai das 8h às 21h (horário de Brasília). Se o prazo vencer de madrugada, a mensagem sai às 8h. No Instagram, se às 8h já tiverem passado 23 horas da última mensagem do cliente, a Meta não deixa mais enviar.
7. Ative e salve. Cada cliente recebe uma mensagem por silêncio; se responder e sumir de novo, pode receber outra. No Inbox, a mensagem do follow-up aparece em lilás, do lado da empresa, com a etiqueta 🤖 automática.

12.2 Exemplos de uso

• Carrinho abandonado: "Vi que você estava interessado em nosso produto X. Posso tirar alguma dúvida?"
• Proposta enviada: "Olá [nome], tudo bem? Você teve a oportunidade de analisar nossa proposta?"
• Reengajamento: "Faz um tempo que não conversamos! Temos novidades que podem te interessar."

13.1 Agendar uma mensagem

1. Acesse 🕐 Agendamentos → 🕐 Mensagens agendadas.
2. Em Agendar mensagem, escolha a conexão WhatsApp e o contato.
3. Escreva a mensagem.
4. Selecione a data e hora do envio.
5. Confirme o agendamento.

O agendamento aparecerá na lista com status Pendente até ser enviado.

13.2 Gerenciar agendamentos

Na lista de mensagens agendadas você pode:

• Ver os agendamentos pendentes e os já enviados
• Cancelar um agendamento pendente (para mudar o texto ou o horário, cancele e agende de novo)

13.3 Agenda de horários (a IA marca)

Disponível nos planos Pro e Enterprise, com o módulo 📅 Agenda ligado em Configurações → Módulos. Configure uma vez em Agendamentos → ⚙️ Configurar agenda (administrador ou supervisor):

1. Serviços: nome, duração e preço (ex.: Consulta – 30 min – R$ 150).
2. Profissionais: o horário de trabalho de cada dia, com intervalo de almoço, e quais serviços cada um faz (nenhum marcado = faz todos). Se só você atende, cadastre um profissional com o seu nome.
3. Bloqueios: folgas, feriados e férias, de um profissional ou da empresa toda.
4. Opções: marque Agenda ligada e clique em Salvar opções. Escolha também: intervalo entre horários, antecedência mínima, até quantos dias à frente, o lembrete e se o horário marcado pela IA já fica confirmado ou a equipe confirma antes.

O que a IA faz no WhatsApp e no Direct: oferece só horários livres de verdade, confirma serviço, dia, hora e nome com o cliente e marca. O cliente também pode pedir para remarcar ou cancelar (só os horários dele). Cada cliente pode ter até 3 horários futuros marcados pelo chat. A IA nunca marca fora do horário de trabalho.

Na tela Agenda de horários: o quadro Próximos horários mostra tudo que está marcado, de qualquer dia; a faixa dos 7 dias mostra quantos horários há em cada dia. O que a IA marcou nas últimas 24h aparece com NOVO. Para marcar à mão: escolha o serviço, clique em Ver horários livres e clique no horário. Encaixe permite marcar fora do expediente (nunca em cima de outro cliente).

Botões: ✔ Confirmar (quando aguarda a equipe), ✓ Concluído, Faltou e ✕ Cancelar (o horário fica livre de novo).

Avisos no Inbox: quando a IA marca, remarca ou cancela, aparece uma nota interna na conversa (o cliente não vê).

14.1 O funil

O funil já vem com as colunas certas para o seu segmento (escolhido no cadastro). No topo aparecem o número de negócios e o valor total.

• Jurídico: Novo contato → Consulta marcada → Documentos recebidos → Contrato assinado → Em andamento → Encerrado → Perdido
• Moda / loja: Novo contato → Interessado → Pedido feito → Pago → Entregue → Perdido
• Alimentação: Novo contato → Pedido feito → Pago → Entregue → Perdido
• Saúde: Novo contato → Consulta marcada → Documentos recebidos → Atendido → Retorno → Perdido
• Beleza: Novo contato → Horário marcado → Atendido → Retorno → Perdido
• Imobiliária: Novo contato → Visita marcada → Documentos recebidos → Proposta enviada → Fechado → Perdido
• Educação: Novo contato → Aula experimental marcada → Documentos recebidos → Matriculado → Perdido
• Automóvel: Novo contato → Orçamento enviado → Serviço agendado → Concluído → Perdido
• Serviços: Novo contato → Agendado → Orçamento enviado → Fechado → Perdido
• Outros: Novo contato → Em conversa → Agendado → Proposta enviada → Fechado → Perdido

Contas criadas antes de 04/11/2026 que ainda não tinham nenhum card ganharam as colunas do segmento. Quem já usava o CRM continua com as colunas que tinha.

14.2 Adicionando negócios

1. Clique em + Adicionar card na coluna desejada.
2. Dê um título ao negócio e escolha o contato.
3. Opcional: valor estimado, responsável e observações.
4. Clique em Salvar. Para mudar depois, use ✏️ Editar; para apagar, 🗑️.

14.3 Movendo negócios

Arraste e solte os cards entre as colunas conforme o negócio avança. Os pedidos do módulo Vendas também viram cards e andam sozinhos (veja 15.12).

14.4 Cards que andam sozinhos

O OrganizaChats cria e move os cards quando algo acontece no sistema:

• Conversa nova (WhatsApp, Direct ou chat do site) → card do cliente em Novo contato.
• Horário marcado na Agenda (pela IA ou pelo painel) → Consulta / Horário / Visita marcada (ou Agendado).
• Coleta de documentos concluída (veja 5.11) → Documentos recebidos.
• Pedido ou cobrança criada → Pedido feito / Proposta enviada / Orçamento enviado; pagamento confirmado → Pago / Fechado.

• O card só anda para a frente. Se a equipe já levou o cliente mais adiante, ou para Perdido, o sistema não puxa de volta.
• Cada cliente tem um card: o pedido usa o mesmo card que nasceu na conversa.
• As colunas automáticas são achadas pelo nome. Se você renomear uma coluna, ela passa a ser só manual — o resto continua funcionando.
• Disponível nos planos com CRM (Pro e Enterprise).

15.1 Escolha como quer receber

Em 🛒 Vendas → 💳 Pagamentos você escolhe um dos meios abaixo (e pode trocar quando quiser):

Para configurar, você precisa entrar com um usuário Administrador. Depois de escolher o meio e preencher os dados, clique em 💾 Salvar e ativar.

15.2 Configurando o Asaas

1. Entre na sua conta em asaas.com. Se ainda não tem, clique em Criar conta e envie os documentos pedidos — o Asaas precisa aprovar a conta para você poder receber.
2. No Asaas, acesse Integrações → Chave de API → Gerar chave de API e copie a chave inteira (começa com $aact_).
3. No OrganizaChats, em Vendas → Pagamentos, marque 🏦 Asaas.
4. Em Ambiente, escolha Produção (ou Sandbox para testar com uma conta de testes de sandbox.asaas.com).
5. Cole a chave, escolha as formas de pagamento (cliente escolhe, ou só Pix, só cartão, só boleto) e o vencimento.
6. Opcional: Multa (%) e Juros ao mês (%) após o vencimento — o próprio Asaas calcula no boleto e no Pix vencido. Para consumidor, o usual é até 2% de multa e 1% de juros ao mês. Em branco = sem multa/juros.
7. Opcional: "O Asaas também envia a cobrança por e-mail" — vale para clientes com e-mail cadastrado. O sistema liga só o e-mail; SMS, WhatsApp e ligação do Asaas ficam desligados (podem ter custo).
8. Clique em 💾 Salvar e ativar.

Ao salvar, o sistema testa a chave (se estiver errada, mostra o erro e não salva), guarda a chave criptografada e configura automaticamente o aviso de pagamento (webhook) na sua conta Asaas.

No Asaas, o valor mínimo de uma cobrança é R$ 5,00.

15.3 Configurando o Mercado Pago

1. Entre em mercadopago.com.br/developers com a sua conta do Mercado Pago.
2. Vá em Suas integrações → Criar aplicação (escolha pagamentos online / Checkout Pro).
3. Abra a aplicação, vá em Credenciais de produção e copie o Access Token (começa com APP_USR-).
4. No OrganizaChats, em Vendas → Pagamentos, marque 💙 Mercado Pago, cole o Access Token, escolha o vencimento e clique em 💾 Salvar e ativar.

O cliente recebe um link do Mercado Pago onde escolhe Pix, cartão ou boleto (conforme o que estiver liberado na sua conta) e preenche os próprios dados — a IA não precisa pedir CPF. O aviso de pagamento vai junto em cada link: não precisa configurar nada no painel do Mercado Pago.

15.4 Configurando o Pix direto (qualquer banco)

Também dá para salvar o Pix direto pela tela Venda pelo chat (2.0.2), que já liga "IA pode vender".

1. Em Vendas → Pagamentos, marque ⚡ Pix direto.
2. Informe a sua chave Pix: CPF, CNPJ, e-mail, celular (com +55 e DDD, ex.: +5519999998888) ou chave aleatória.
3. Informe o nome do recebedor (até 25 letras) e a cidade (até 15 letras), como aparecem no seu banco.
4. Clique em 💾 Salvar e ativar.

Como funciona no dia a dia:

• O cliente recebe na conversa uma mensagem explicando o pagamento e, logo em seguida, o Pix copia e cola já com o valor exato do pedido, sozinho numa mensagem (fácil de copiar).
• Ele paga pelo app do banco e manda o comprovante.
• Você confere no seu banco e clica em ✅ Marcar como pago no pedido (veja 15.10). O cliente recebe a mensagem de pagamento confirmado na hora.

15.5 Configurando o Link próprio (qualquer plataforma)

1. Crie um link de pagamento na plataforma que você já usa.
2. Em Vendas → Pagamentos, marque 🔗 Link próprio e cole o link como link padrão (opcional).
3. Se quiser, cadastre também um link em cada produto (Produtos → ✏️ Editar → Link de pagamento deste produto).
4. Clique em 💾 Salvar e ativar.

Qual link vai para o cliente: pedido com um único produto que tem link → vai o link do produto; qualquer outro pedido → vai o link padrão, junto com o valor total a pagar. A confirmação é feita pela equipe, com ✅ Marcar como pago.

15.6 Opções que valem para todos os meios

Os botões 🔄 Testar conexão (Asaas e Mercado Pago) e Desligar cobranças ficam logo abaixo do formulário. Desligar interrompe novas cobranças (a IA para de vender), mas o histórico de pedidos continua.

15.7 Cadastrando produtos e serviços

1. Acesse 🛒 Vendas → 📦 Produtos.
2. Clique em ➕ Novo produto.
3. Preencha os campos e clique em 💾 Salvar.

Na lista de produtos você pode ✏️ Editar, ⏸️ Desativar / ▶️ Ativar ou 🗑️ Excluir. Um produto que já foi vendido não é apagado — ele é apenas desativado, para o histórico dos pedidos continuar correto.

15.8 A IA vendendo pelo chat

Mais fácil: a tela Venda pelo chat (2.0.2) confere e liga tudo o que a IA precisa para vender — Loja, Pix, "IA pode vender" e produto com foto.

Com a opção "A IA pode vender pelo chat" ligada e pelo menos um produto liberado para a IA, o Agente de IA atende assim:

1. O cliente pergunta sobre produtos ou preços — a IA consulta o seu catálogo e responde com os preços reais (ela nunca inventa preço).
2. A IA confirma com o cliente os itens, as quantidades e o valor total.
3. Só no Asaas: a IA pede o nome completo e o CPF ou CNPJ (exigência do Asaas). Na próxima compra, ela só confirma os dados já salvos. Nos outros meios, a IA não pede CPF.
4. A IA cria o pedido e envia a cobrança: o link (Asaas, Mercado Pago ou Link próprio) ou o Pix copia e cola em mensagem separada (Pix direto).
5. No Pix direto e no Link próprio, a IA pede o comprovante e avisa que a equipe confirma o pagamento. No Asaas e no Mercado Pago, a confirmação chega sozinha.

O cliente também pode perguntar "e o meu pedido?" ou pedir "manda o Pix de novo" — a IA consulta o status e o sistema reenvia a cobrança na conversa.

15.9 Criando um pedido pelo painel

1. Acesse 🛒 Vendas → 🧾 Pedidos e clique em ➕ Novo pedido / cobrança.
2. Em Cliente, digite o nome ou telefone e clique no contato.
3. Escolha os itens: + Produto do catálogo ou + Cobrança avulsa (valor livre) — descrição e valor que você escrever, sem cadastrar produto (ex.: "Honorários de outubro – R$ 350,00", "Aluguel sala 3"). O total é calculado na hora.
4. Vencimento (opcional): escolha a data. Em branco = o prazo padrão de Vendas → Pagamentos.
5. Repetir esta cobrança (opcional): todo mês, a cada 3 ou 6 meses ou todo ano. A cobrança vira uma mensalidade em 🔁 Renovações: as próximas são geradas sozinhas no mesmo dia, com a régua de cobrança (15.13). Produto com entrega ou cupom não podem ser repetidos.
6. Nome completo e CPF/CNPJ são obrigatórios só no Asaas; nos outros meios são opcionais. E-mail e observações internas são opcionais.
7. Deixe marcado "Enviar a cobrança agora na conversa do cliente".
8. Clique em 💳 Gerar cobrança. O link (ou o Pix copia e cola) aparece na tela, com o botão 📋 Copiar.

Cobrança avulsa sem repetição também entra na régua de cobrança (se a opção estiver ligada em 15.13) e aparece em Renovações como "cobrança única"; paga, fica como Paga. A IA não cria cobrança avulsa: ela só vende produtos do catálogo, com o preço cadastrado.

15.10 Acompanhando os pedidos e "Marcar como pago"

No topo da tela Pedidos ficam os totais: Recebido hoje, Recebido no mês e Aguardando pagamento. Use os filtros por status ou a busca por cliente, telefone ou número do pedido.

Clique em Abrir em qualquer pedido para ver os itens, as datas e a cobrança, e para:

• 📋 Copiar o link ou o Pix copia e cola (no Pix direto aparece também o QR Code, útil para cobrar no balcão);
• 📤 Enviar cobrança na conversa de novo;
• ✅ Marcar como pago — no Pix direto e no Link próprio, depois de conferir o recebimento. O cliente recebe a mensagem de pagamento confirmado, o estoque baixa e o CRM é atualizado;
• 🚫 Cancelar pedido — só pedidos ainda não pagos; no Asaas e no Mercado Pago a cobrança/link também é cancelada;
• alterar o status da entrega (veja 15.11).

A lista se atualiza sozinha: pedido novo, pagamento confirmado, cancelamento ou envio aparecem em até 20 segundos, sem apertar F5. Pedido novo de cliente também toca um som e pode avisar o seu celular (veja 15.27).

15.11 Status da entrega e avisos ao cliente

No detalhe do pedido, escolha o Status da entrega: Pendente, Preparando, Enviado, Entregue ou Não se aplica. Com a opção "Avisar o cliente pela conversa" marcada, o cliente recebe:

• Preparando: "📦 Seu pedido #N está sendo preparado!"
• Enviado: "🚚 Seu pedido #N foi enviado!"
• Entregue: "✅ Seu pedido #N foi entregue. Obrigado pela compra! 😊"

Para o dia a dia da expedição (separar, embalar, imprimir e enviar vários pedidos), use o menu 📦 Despachos (15.25): os mesmos avisos saem com um clique em cada etapa.

15.12 Integração com o Inbox e o CRM

• Inbox: a conversa recebe notas internas (visíveis só para a equipe): 🛒 Pedido criado, 💰 Pagamento confirmado, ⌛ Cobrança venceu, 🚫 Pedido cancelado e ↩️ Pagamento estornado.
• CRM Kanban: cada pedido vira um card no funil padrão e se move sozinho: Proposta Enviada (aguardando pagamento) → Fechado (pago) ou Perdido (vencido, cancelado ou estornado).

15.13 Renovações e vencimentos

Para quem vende planos, mensalidades, assinaturas ou serviços com prazo. O OrganizaChats controla até quando cada cliente tem o plano, lembra o cliente antes de vencer, já mandando a cobrança, e renova sozinho quando o pagamento é confirmado.

Como uma assinatura aparece na lista (🛒 Vendas → 🔁 Renovações):

• Venda: o cliente pagou um produto que tem Validade (dias) no cadastro (veja 15.7). Ex.: pagou "Plano Mensal" (30 dias) hoje → vale até daqui a 30 dias. Comprou 2 unidades → 60 dias.
• Planilha: clientes que você já tinha antes do OrganizaChats (veja 15.14).
• ➕ Nova assinatura: cadastro manual de um cliente, com o produto, o valor e a data de vencimento.
• Novo pedido / cobrança com "Repetir" (15.9): mensalidade sem produto, renovando no mesmo dia do mês.

Configurando a régua de cobrança (botão 📣 Régua de cobrança):

1. Deixe marcado "Enviar lembretes automáticos".
2. Dias ANTES do vencimento, separados por vírgula (ex.: 5, 2); no dia (sim/não); dias DEPOIS (ex.: 1, 3, 7, 15, até 60 dias). A régua para sozinha quando o cliente paga ou quando a cobrança é cancelada. A régua atual aparece em cima da lista.
3. "Usar a régua também nas cobranças avulsas sem repetição": honorários, serviço único etc. também recebem os lembretes até o pagamento.
4. Escolha o horário de envio (padrão das 9h às 19h). Fora desse horário nada é enviado.
5. Se quiser, personalize os textos. Você pode usar {nome}, {produto}, {valor}, {vencimento}, {dias} e {dias_atraso}. Deixando o texto padrão, as cobranças avulsas usam um texto de cobrança próprio (sem falar em "renovar").
6. Clique em 💾 Salvar.

Como o lembrete chega ao cliente:

• Pelo WhatsApp da empresa. Se o cliente ainda não tem conversa (ex.: veio da planilha), o sistema abre uma. Pelo Instagram, só se o cliente mandou mensagem nas últimas 24 horas (regra da Meta).
• Junto com a cobrança do seu meio de pagamento: link do Asaas / Mercado Pago, código Pix (em uma mensagem separada, fácil de copiar) ou o seu link próprio. Os lembretes seguintes reaproveitam a mesma cobrança, sem criar outra.
• No Asaas, a cobrança exige o CPF/CNPJ do cliente. Se o sistema ainda não tem, o lembrete vai sem a cobrança e pede para o cliente responder — a IA ou a equipe gera a cobrança na conversa. Dica: coloque o CPF na planilha.
• Pagou → a assinatura renova sozinha e o cliente recebe "🔁 Seu plano está renovado até dd/mm/aaaa". Pix direto e Link próprio: renova quando a equipe clica em ✅ Marcar como pago no pedido.
• Regra da renovação: pagou adiantado, não perde dias (soma a partir do vencimento). Pagou atrasado, conta a partir do dia do pagamento. Mensalidade (mensal, trimestral...) mantém sempre o mesmo dia do mês, mesmo pagando atrasado.
• Os envios acontecem aos poucos (no máximo 15 a cada 30 minutos, com alguns segundos entre um e outro), para o WhatsApp não entender como disparo em massa.

Botões de cada assinatura:

15.14 Importando clientes antigos (planilha)

Já tem clientes com plano antes de usar o OrganizaChats? Traga todos de uma vez:

1. Cadastre o produto em 📦 Produtos com a Validade (dias) preenchida (ex.: "Plano Mensal", 30 dias).
2. Em 🔁 Renovações, clique em 📥 Importar planilha e baixe o modelo.
3. Abra o modelo no Excel ou no Google Planilhas e preencha uma linha por cliente: nome, telefone (com DDD), produto (o mesmo nome do cadastro), valor (em branco = preço do produto), vencimento (dd/mm/aaaa) e cpf (opcional; só o Asaas exige).
4. Salve como CSV (no Excel: Arquivo → Salvar como → CSV (separado por vírgulas ou ponto e vírgula); no Google Planilhas: Arquivo → Fazer download → .csv).
5. Envie o arquivo. No fim aparece quantos clientes foram importados, atualizados e, se houver, a linha e o motivo de cada erro, para você corrigir e enviar de novo.

• Cliente que já existe nos Contatos é encontrado pelo telefone (com ou sem o 9) — não duplica.
• Enviar a mesma planilha de novo atualiza as assinaturas em vez de duplicar.
• Vencimento que já passou entra como Vencida e recebe o aviso "depois" só se estiver dentro do prazo configurado.

15.15 Segurança e boas práticas

• Somente o Administrador altera o meio de pagamento. Atendentes e supervisores veem a tela bloqueada.
• Cada empresa vê apenas os seus próprios pedidos.
• O CPF/CNPJ dos seus clientes (quando informado) é usado apenas para emitir as cobranças.
• Trocou de meio de pagamento? Os pedidos novos usam o meio novo. Pedidos antigos que ainda estavam aguardando podem ser confirmados com ✅ Marcar como pago.
• Quer testar antes de vender de verdade? Use o Sandbox do Asaas ou as credenciais de teste do Mercado Pago.
• Mantenha a descrição dos produtos completa — quanto mais informação, melhor a IA vende.

15.16 Fotos dos produtos

Cada produto pode ter até 6 fotos. Elas aparecem na lista de produtos, na vitrine da loja e a IA manda as fotos na conversa quando o cliente pede para ver.

1. Em 📦 Produtos, clique em ✏️ Editar (produto novo: salve primeiro — o quadro abre de novo para as fotos).
2. Em 📷 Fotos, clique em ➕ Adicionar fotos e escolha as imagens (JPG, PNG ou WEBP, até 8 MB cada).
3. A primeira foto é a capa. Para trocar, clique na ⭐ de outra foto.
4. Foto de uma cor ou tamanho? Escolha a variação embaixo da foto — quando o cliente pedir "a preta", a IA manda a foto certa.

• As fotos são reduzidas automaticamente (até 1600 px) e os dados da câmera (localização etc.) são removidos.

Catálogo pela conversa

Quando o cliente pede "manda o catálogo", "quero ver todas as fotos" ou "o que vocês têm?", a IA manda a foto de capa de cada produto, com o número, o nome e o preço na legenda (ex.: "3. Kit Feminino — R$ 44,90").

• Vai de 10 em 10 fotos. No fim de cada bloco a IA pergunta se o cliente quer ver o resto.
• O cliente pode responder só com o número da foto ("quero o 19"): a IA guarda a lista enviada por 48 horas e sabe na hora qual é o produto.
• Dá para pedir só uma parte: "manda os kits femininos" manda só os produtos com essa palavra no nome ou na categoria.
• Entram só produtos ativos, com foto, com IA oferece marcado e disponíveis (esgotado fica de fora).
• Produto com variações de preços diferentes aparece como "a partir de R$ ...".
• Instagram e chat do site: a legenda não vai junto com a foto (regra da Meta), então a lista numerada com nome e preço chega logo depois, em texto, na mesma ordem.
• No final a IA oferece o link da vitrine (15.20), para o cliente ver tudo de uma vez e montar o carrinho.
• Para não lotar a conversa, são no máximo 30 fotos de catálogo a cada 10 minutos por conversa; depois disso a IA oferece a vitrine.

15.17 Produto físico, categoria e variações (tamanho, cor...)

• Categoria (ex.: Camisetas, Calças, Bermudas): organiza os produtos. Ao digitar, o sistema sugere as categorias que você já usou — assim não fica "camiseta" e "Camisetas" separadas. Na lista de produtos e na vitrine aparecem os botões de filtro por categoria, e a IA também encontra os produtos pela categoria ("quero ver as bermudas").
• Marque 📦 Produto físico no cadastro para produtos que precisam de entrega ou retirada. O pedido passa a pedir endereço e frete.
• Peso e medidas (com embalagem) são opcionais e servem para o frete dos Correios (15.18). Em branco = 300 g e 16×11×5 cm.
• Em Variações, cadastre as opções (ex.: P, M, G ou "M / Preta"). Cada uma pode ter preço e estoque próprios; em branco = preço do produto / sem controle de estoque.
• Com variações, o estoque é controlado em cada variação e baixa sozinho quando o pagamento é confirmado. Se vender mais do que tem, o Inbox mostra o aviso ⚠️ ESTOQUE INSUFICIENTE.
• Para o cliente, a IA mostra só "disponível" ou "esgotado" (não revela a quantidade em estoque).

15.18 Entrega, frete e retirada na loja

Configure em Vendas → 🚚 Entrega:

• Faço entrega/envio — liga o envio. Sem esta opção marcada, nenhum frete de envio aparece (só a retirada).
• Regras de frete por região — por faixa de CEP, cidade ou estado, com valor e prazo (ex.: "Motoboy — Casa Branca/SP — R$ 10,00 — no mesmo dia"). Prioridade: faixa de CEP → cidade → estado.
• Frete padrão — usado quando nenhuma regra atende o endereço. Frete grátis acima de — zera o envio a partir de um valor em produtos.
• Retirada na loja — endereço e horário; o cliente não paga frete.
• 📮 Correios e transportadoras (Melhor Envio) — frete real calculado na hora (Correios PAC/SEDEX, Loggi, Jadlog...). Crie uma conta grátis em melhorenvio.com.br e gere um token em Integrações → Permissões de Acesso → Gerar novo token, marcando shipping-calculate (para também comprar e imprimir etiquetas pelo painel, marque as permissões da 15.23). Cole o token, informe o CEP de onde sai o envio, salve e clique em 🧪 Testar. Dá para somar um acréscimo (embalagem) e dias para postar.

O frete entra no total em todos os meios de pagamento. No Link próprio, pedido com frete usa o link padrão (o link de um produto tem valor fixo).

Pela IA: a IA pede o CEP, completa rua e bairro, pede o número, mostra as opções de frete com valor e prazo e fecha o pedido com o total certo. Se o cliente não souber o CEP, a IA não insiste: pede rua, número, bairro e cidade (e pergunta se é na cidade da loja). O sistema procura o CEP pela rua; se não achar — comum em cidades pequenas, que têm um CEP só —, o frete é calculado pelas regras da cidade ou do estado e pelo frete padrão. Pelo painel: no novo pedido, escolha Envio, Retirada ou A combinar; o CEP (se souber) preenche o endereço e "Ver opções de frete" mostra os valores — sem CEP, basta preencher cidade e UF.

15.19 Rastreio e página "Acompanhe seu pedido"

• Ao abrir um pedido com envio, preencha transportadora, código e (opcional) link de rastreio e mude a entrega para Enviado. O cliente recebe tudo na conversa.
• Com a etiqueta do Melhor Envio (15.23), a transportadora, o código e o link de rastreio são preenchidos sozinhos.
• Na retirada, "Enviado" vira "Pronto para retirada" e a mensagem leva o endereço e o horário da loja.
• Todo pedido com entrega tem uma página do cliente (link enviado junto com a confirmação do pagamento) com o andamento, o rastreio e os itens. Ela não mostra CPF, telefone, rua nem número.
• No pedido, os botões 📋 Copiar endereço e 📋 Copiar link ajudam a passar o endereço para o motoboy ou a etiqueta.

15.20 Vitrine da loja (Minha loja)

Uma página pública com os seus produtos, para colocar na bio do Instagram e no status do WhatsApp: organizachats.com.br/loja/seu-endereco.

1. Em Vendas → 🏪 Minha loja, escolha o endereço, o nome, a frase de apresentação, a cor e o logo.
2. Informe o WhatsApp e/ou o Instagram (o @ exato da conta) — é por onde o cliente compra.
3. Marque Loja ligada, salve e clique em 👀 Abrir minha loja. Use 📋 Copiar link para divulgar.
4. Em cada produto, a opção "Mostrar na vitrine da loja" decide se ele aparece.

Com produtos em categorias diferentes, a vitrine mostra uma barra de filtros (Todos · Camisetas · Calças...) logo abaixo da busca.

• 🛒 Carrinho: o cliente escolhe o produto, o tamanho, a quantidade ou o peso e toca em Adicionar ao carrinho. Pode juntar vários produtos; uma barra embaixo mostra os itens e o total estimado. No carrinho ele ajusta as quantidades e toca em Enviar pedido pelo WhatsApp (a conversa abre com a lista pronta) ou pelo Instagram (a lista é copiada e o cliente só cola no Direct). A IA continua a venda de lá, com o pedido todo de uma vez.
• O carrinho fica guardado no celular do cliente: se ele fechar a página e voltar depois, os itens continuam lá. Produto que esgotou ou saiu da vitrine some do carrinho sozinho.
• Quem quer um produto só ainda pode tocar em Comprar pelo WhatsApp/Instagram direto no produto.
• A mensagem vai com os valores de cada item e o total estimado (ex.: "• 1 kg de Mamão — R$ 6,00 … Total estimado: R$ 28,50"). Produtos por peso são pesados na hora; antes de cobrar, a IA confere os valores pelo sistema.
• Pelo Instagram são 2 toques: o Instagram não deixa a mensagem ir escrita sozinha (só o WhatsApp deixa). Por isso aparece uma tela com o pedido escrito e os botões 1️⃣ Copiar pedido e 2️⃣ Abrir o Direct e colar. No Direct, o cliente toca e segura no campo de mensagem, escolhe Colar e envia.
• No celular, o botão abre o app do Instagram direto na conversa da loja. No computador, abre o perfil da loja: é só clicar em Mensagem e colar com Ctrl+V.
• Pelo WhatsApp é 1 toque: a conversa abre com o pedido já escrito — por isso, se a loja tiver WhatsApp, vale informar os dois na Minha loja.
• Para testar o botão do Instagram, use uma conta diferente da conta da loja (a conta não consegue mandar mensagem para ela mesma).

15.21 Cupons de desconto

Em Vendas → 🎟️ Cupons clique em ➕ Novo cupom:

• Tipo: porcentagem (ex.: 10%), valor fixo (ex.: R$ 15) ou frete grátis. O desconto vale sobre os produtos; o frete é à parte (exceto no cupom de frete grátis).
• Limites opcionais: compra mínima, validade, total de usos e 1 uso por cliente.
• Exclusivo de um cliente: escolha o contato — só ele consegue usar, mesmo que o código vaze. Para os outros, o cupom "não existe".
• O cliente informa o código na conversa e a IA confere e mostra o novo total. No painel, use o campo Cupom do novo pedido.
• Pedido cancelado ou vencido devolve o uso do cupom. Cupom que já foi usado não é apagado: ele é desativado (o histórico continua).

15.22 Recuperar vendas (lembretes automáticos)

Em Vendas → 🔔 Recuperar vendas, marque Enviar lembretes automáticos. Começa desligado.

• Pedido não pago — 1º lembrete (padrão 2 horas): mensagem com o link de pagamento junto. No Pix direto, o código Pix vai logo em seguida, sozinho, para copiar.
• Pedido não pago — 2º lembrete (padrão 24 horas, opcional): último aviso, que pode oferecer um cupom de incentivo (use um cupom "1 por cliente").
• Quase comprou (padrão 3 horas, opcional): a IA mostrou foto, calculou o frete ou conferiu um cupom, mas o cliente sumiu sem fazer o pedido.
• Os textos são editáveis. Marcadores: {nome} {pedido} {itens} {valor} {link} {produtos}.

Para não incomodar: só envia no horário das renovações (padrão 9h às 19h); no máximo 2 lembretes por pedido e 1 aviso de "quase comprou"; para sozinho se o cliente pagou, respondeu, pediu atendente ou se alguém da equipe assumiu a conversa; no Instagram, só dentro da janela de 24h da Meta. Cada envio vira uma nota 🔔 no Inbox, e a aba mostra quantos pedidos lembrados foram pagos depois.

15.23 Etiqueta do Melhor Envio

Compre e imprima a etiqueta dos Correios ou da transportadora direto do pedido, com o rastreio preenchido sozinho.

Antes da primeira etiqueta (uma vez só):

1. No Melhor Envio, gere um token novo marcando: shipping-calculate, cart-read, cart-write, shipping-checkout, shipping-generate, shipping-print, shipping-tracking (e, se aparecerem, orders-read e users-read, que mostra o saldo). Cole em Vendas → 🚚 Entrega, no lugar do token antigo.
2. Na mesma aba, preencha o cartão 📦 Remetente da etiqueta igual ao seu cadastro (no MEI, use o nome empresarial e o endereço do certificado CCMEI) e o CEP de onde sai o envio.

Em cada venda com envio (pedido pago):

1. Abra o pedido e clique em 🏷️ Gerar etiqueta. A transportadora que o cliente escolheu já vem marcada.
2. Confira o CPF e o telefone de quem recebe (o CPF fica salvo para as próximas compras) e, se tiver nota fiscal, cole a chave da NF-e (44 números). Sem nota, o Melhor Envio gera a declaração de conteúdo com os produtos.
3. Clique em Comprar etiqueta. Com saldo na carteira do Melhor Envio, a etiqueta abre para imprimir na hora. Sem saldo, ela fica no carrinho do Melhor Envio: clique em 💳 Pagar no Melhor Envio (Pix ou cartão) e depois em 🔄 Atualizar etiqueta.
4. Imprima, cole no pacote e poste. Depois de postar, 🔄 Atualizar etiqueta muda a entrega para Enviado e manda o rastreio ao cliente (ou marque "Enviado" você mesmo).

• O valor da etiqueta é o frete do Melhor Envio (sem o acréscimo que você cobra do cliente).
• Só administradores e supervisores compram etiquetas.
• Etiqueta cancelada ou expirada no Melhor Envio: clique em 🔄 Atualizar etiqueta e compre outra.

15.24 Pix e boleto direto na conversa (Asaas)

Com o Asaas, a cobrança chega ao cliente em mensagens separadas, fáceis de copiar no celular:

1. O resumo (itens, valor, vencimento) e como pagar.
2. O Pix copia e cola, sozinho.
3. A linha digitável do boleto, sozinha.

E o link da cobrança, para quem prefere cartão ou ver todas as opções. Vale para pedidos da IA e do painel, para o reenvio da cobrança e para os lembretes da régua. Segue a forma escolhida em Vendas → Pagamentos (só Pix → só o Pix; só boleto → só o boleto; só cartão → só o link).

15.26 Venda por peso (kg e gramas)

Para hortifrúti, açougue, padaria, granel e tudo o que se vende por peso. O cliente pede "650 g de tomate" e o sistema calcula o valor pelo preço do quilo.

1. Em Vendas → 📦 Produtos, crie ou edite o produto e escolha Vendido por: ⚖️ Quilo (kg).
2. Em Preço, coloque o preço do quilo (ex.: 8,90).
3. Em Estoque (kg), informe quantos quilos tem (ex.: 12,5), ou deixe em branco para não controlar. O estoque baixa em gramas quando o pagamento confirma.

Quilo E unidade no mesmo produto: escolha Vendido por: ⚖️ Quilo e unidade e preencha o preço do quilo, o preço por unidade e o nome da unidade (unidade, dúzia, maço, bandeja...). Ex.: banana a R$ 6,50/kg ou R$ 7,00 a dúzia; mamão a R$ 7,99/kg ou R$ 5,00 a unidade. O cliente escolhe como quer comprar (pode até pedir dos dois jeitos no mesmo pedido). Nesta opção não há controle de estoque.

• A conta: preço do kg × gramas ÷ 1000, arredondado nos centavos. Ex.: 650 g a R$ 8,90/kg = R$ 5,79; 1,5 kg a R$ 6,50/kg = R$ 9,75.
• Pela IA: o cliente pode escrever "650 gramas", "meio quilo", "1 kg e 200" ou, no produto "quilo e unidade", "2 dúzias" — se ele não disser, a IA pergunta se prefere por peso ou por unidade. A IA converte para gramas e o sistema calcula o valor (a IA nunca faz a conta de cabeça). Se o cliente pedir em unidades ("3 tomates"), ela pergunta quantos gramas ou quilos quer.
• Pelo painel: no Novo pedido, o produto por kg pede o peso em gramas (ex.: 650). O produto "quilo e unidade" aparece duas vezes na lista: "/kg" e "/dúzia" (ou o nome da unidade).
• Na vitrine: o preço aparece como "R$ 8,90/kg" e o cliente escolhe o peso de 250 em 250 g; no "quilo e unidade" ele escolhe Por peso ou Por dúzia.
• Pedido e Despachos: o item aparece como "Tomate (650 g)". A cobrança (Pix, Asaas, Mercado Pago), a entrega e o cupom funcionam igual. Na lista de separação, os pesos do mesmo produto são somados ("Tomate — 3,8 kg", com o peso de cada pedido).
• Produto por kg é sempre físico e não tem variações. Para tipos diferentes, cadastre produtos separados (ex.: "Tomate italiano" e "Tomate cereja").
• Pedido mínimo de 50 g e máximo de 50 kg por item.

15.25 Despachos (separação e envio)

Faz parte do módulo 🚚 Entregas. No menu, 📦 Despachos mostra os pedidos pagos com produto físico numa fila, do pagamento até a entrega. O número ao lado do menu é a quantidade de pedidos a separar e separados; fica vermelho quando algum está parado há mais de 24 horas.

• Aviso ao cliente: cada botão abre uma confirmação com a caixa "Avisar o cliente pela conversa" e a prévia da mensagem (WhatsApp, ou Direct dentro de 24h).
• 🏷️ Etiqueta: se a etiqueta do Melhor Envio já foi comprada, abre o PDF dela. Para entrega própria (motoboy, frete por região), imprime uma etiqueta de endereço 10×15 cm com destinatário e remetente (dados do cartão "Remetente" da aba Entrega). Comprar etiqueta continua sendo só do administrador e do supervisor, em Vendas.
• 🖨️ Imprimir separação: imprime a lista de separação (soma dos produtos de todos os pedidos, ex.: "5 × Camiseta (M / Preta)", com os números dos pedidos) e um romaneio por pedido (cliente, endereço, itens com ☐ para conferir e espaço para assinatura). Marque os cartões para imprimir só alguns.
• Pedido parado: fica com borda vermelha quando está há mais de 24h na mesma etapa (a separar, separado ou aguardando retirada).
• ⋯ Mais opções: romaneio de um pedido, histórico (quem separou e quem enviou), voltar uma etapa sem avisar o cliente (clique errado) e, para administrador e supervisor, tirar da fila sem avisar (pedidos antigos ou de teste).
• Os cartões e as impressões não mostram valores. A tela se atualiza sozinha a cada minuto e funciona no celular.
• Quem entra na fila: pedidos pagos com envio, retirada na loja ou com algum produto marcado como Produto físico (Vendas → Produtos). Serviços, produtos digitais e cobranças avulsas sem entrega não entram.
• Avisos no Instagram: a Meta só deixa a loja mandar mensagem no Direct até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Fora desse prazo o aviso não sai (a nota no Inbox mostra "⚠️ aviso não enviado"). No WhatsApp não existe esse limite. Por isso, nas vendas pelo Instagram, vale pedir o WhatsApp do cliente para os avisos de envio.

15.27 Avisos de pedido novo (som no painel e WhatsApp no celular)

Quando um cliente faz um pedido pela conversa, você fica sabendo na hora, de dois jeitos. Pedidos criados pela equipe no painel e renovações automáticas não avisam — só pedido de cliente.

1. Som e aviso no painel (computador)

• Em qualquer tela do painel (Inbox, Dashboard, Vendas, Despachos...) toca um "plim" e aparece no canto: "🛒 Novo pedido #12 · Maria · R$ 28,50", com os botões Ver pedido, 🔕 Silenciar e fechar.
• O painel confere a cada 20 segundos. Com várias abas abertas, só uma toca.
• Importante: os navegadores só deixam tocar som depois do primeiro clique na página. Ao abrir o painel, clique em qualquer lugar uma vez.
• A aba do painel precisa estar aberta (pode ficar em segundo plano). Com o navegador fechado ou o computador em repouso, o aviso não toca — por isso existe o aviso no celular.
• 🔕 Silenciar desliga só o som, só naquele navegador. O aviso visual continua. Para voltar, clique em 🔔 Ligar som no próximo aviso.
• Na tela Vendas → Pedidos a lista também se atualiza sozinha quando entra pedido novo ou algum muda (pago, cancelado, enviado). Se a janela de um pedido estiver aberta, ou você estiver digitando, ela espera você fechar.

2. Mensagem no WhatsApp do dono (celular)

O WhatsApp do OrganizaChats manda para o seu celular:

🛒 Novo pedido #12 — Quitanda Dona Linda
👤 Maria · 💰 R$ 28,50
📦 1 kg de Mamão, 1x Abacaxi
🛵 Entrega: Rua Castilho, 465 - Lagoa Branca
⏳ Aguardando pagamento
👉 organizachats.com.br/vendas/pedidos?pedido=55

1. Em Vendas → Pedidos, clique em 🔕 Aviso no celular (administrador ou supervisor).
2. Digite o celular com DDD que vai receber, clique em 💾 Salvar e depois em 📲 Enviar teste.
3. Confira se chegou a mensagem "🔔 Teste do OrganizaChats". Com o aviso ligado, o botão mostra 🔔 Aviso no celular: ligado. Para desligar, apague o número e salve.

• Não responda as mensagens de aviso: é um número de avisos do sistema, e a resposta vai para o atendimento do OrganizaChats, não para o seu cliente.
• O aviso chega quando o pedido é criado (a IA mandou o Pix/link) — ainda aguardando pagamento. O pagamento confirmado aparece na lista de pedidos e nos Despachos (veja 15.10 e 15.25).
• Se o aviso não puder ser enviado, o pedido do cliente funciona normalmente — só o aviso não sai.

16.1 Criando departamentos

1. No menu, acesse 🏢 Departamentos.
2. Clique em "Novo Departamento".
3. Defina nome e descrição.
4. Adicione os atendentes que fazem parte deste departamento.
5. Salve.

16.2 Transferindo conversas

No Inbox, abra a conversa e use 🔀 Transferir para passar o atendimento a um atendente: a conversa passa a ser dele e vai para "Em atendimento".

Sem a distribuição automática, as novas conversas chegam no Inbox para toda a equipe e quem assumir ou responder primeiro fica com o atendimento. Com ela ligada, cada conversa nova já chega com um responsável (veja 16.3).

16.3 Distribuição automática de conversas

Divide as conversas novas entre os atendentes de um departamento, para ninguém ficar sobrecarregado e nenhum cliente ficar sem dono.

1. Em 🏢 Departamentos, edite (ou crie) o departamento e marque os atendentes.
2. Marque as conexões que esse departamento atende — ou deixe nenhuma marcada para valer para todas, inclusive o chat do site.
3. Ligue "🎯 Distribuir conversas novas entre os atendentes", escolha o modo e salve.

• Rodízio: um de cada vez, na ordem (Ana, Beto, Carla, Ana...).
• Quem tem menos conversas abertas: vai para quem está com menos conversas abertas ou em atendimento no momento.
• Só para quem está online: só recebe quem está com o painel aberto (Inbox aberto nos últimos 10 minutos). Se ninguém estiver online, distribui entre todos.

O que acontece na conversa: ela ganha um responsável e a nota "🎯 Conversa distribuída para ...". A IA e o bot continuam atendendo normalmente — o responsável acompanha pelo filtro 👤 Minhas e entra quando precisar (respondeu, a IA pausa). Conversa que já tem responsável nunca é redistribuída; para mudar, use 🔀 Transferir.

17.1 O que aparece

17.2 Período

Escolha o período no topo da tela: últimos 7, 15, 30 ou 90 dias. O NPS tem a tela própria (veja 10.3).

17.3 De onde vieram as conversas

O quadro 📣 De onde vieram as conversas mostra, no período escolhido:

• Quantas conversas novas chegaram, quantas vieram de anúncio, de link/campanha/site e quantas sem origem (a pessoa chamou direto).
• Uma linha por anúncio (ou link/campanha) com o canal (WhatsApp, Instagram ou chat do site), o número de conversas, as vendas pagas e o valor vendido.

Como a venda é contada: pedido pago na mesma conversa ou do mesmo cliente até 30 dias depois de a conversa começar. Vendas aparecem para quem usa o módulo de Cobranças/Loja.

A origem de cada conversa também aparece no Inbox (veja 5.9).

18.1 Eventos disponíveis

💬 Atendimento

• mensagem_recebida: o cliente mandou mensagem (WhatsApp ou Instagram) — envia o texto, o tipo (texto, áudio, imagem...), a conversa e o contato
• mensagem_enviada: a empresa respondeu — informa quem respondeu (atendente, bot, ia ou sistema). Notas internas não são enviadas
• conversa_aberta: começou uma conversa nova (envia o protocolo e o contato)
• conversa_resolvida: conversa marcada como resolvida
• contato_novo: a pessoa falou com a empresa pela primeira vez

🛒 Vendas

• pedido_pago: um pedido de Vendas foi pago — automático (Asaas/Mercado Pago) ou pelo "✅ Marcar como pago". Envia número, itens, valor, forma de pagamento e o cliente (nome e telefone)
• assinatura_renovada: uma assinatura foi criada, renovada pelo pagamento ou pelo botão "✅ Renovar". Envia o cliente (nome e telefone), o produto e o novo vencimento — use para liberar ou estender o acesso no seu sistema (área de membros, academia, curso, painel de serviço...)

18.2 Configurando um Webhook

1. No menu, acesse 🔗 Webhooks.
2. Clique em "Novo Webhook".
3. Informe a URL do endpoint que receberá os dados.
4. Selecione os eventos que devem disparar o webhook.
5. Opcional (recomendado): preencha um Secret para o seu sistema conferir que o aviso veio do OrganizaChats.
6. Teste o webhook com o botão "Testar".
7. Deixe Webhook ativo marcado e salve.

18.3 Estrutura do payload

O OrganizaChats envia os dados em formato JSON. Exemplo do evento conversa_resolvida (no Instagram, o contato vem com instagram_id no lugar do telefone):

{
  "evento": "conversa_resolvida",
  "empresa_id": 12,
  "timestamp": "2026-10-15T14:30:00-03:00",
  "conversa_id": 123,
  "canal": "whatsapp",
  "contato": {
    "telefone": "5511999887766"
  }
}

19.1 Como funciona

1. Cliente envia áudio no WhatsApp.
2. O sistema recebe o arquivo de áudio.
3. O áudio é enviado para transcrição via IA de reconhecimento de fala.
4. O texto transcrito aparece automaticamente na conversa.
5. O atendente lê o conteúdo sem precisar ouvir o áudio.

19.2 Benefícios

• Atendentes leem mensagens de áudio mais rapidamente
• Conteúdo de áudio fica registrado em texto no histórico
• A IA pode interpretar e responder com base no conteúdo transcrito

19.3 Precisa ativar?

Não. A transcrição já vem ligada; não há nada para configurar. A transcrição aparece na conversa com 🎙️ na frente.

20.1 Usuários e atendentes

• Novo usuário: informe nome, e-mail, perfil e uma senha (mínimo 8 caracteres) e passe o acesso para a pessoa. O número de usuários respeita o limite do plano.
• ✏️ Editar: muda nome, e-mail, perfil ou define uma nova senha (deixe a senha em branco para manter a atual).
• 🗑️ Remover da equipe: a pessoa perde o acesso ao painel na hora (é desconectada), sai dos departamentos (não recebe mais conversas na distribuição) e as conversas abertas dela voltam para a fila, sem responsável, com uma nota. O histórico das conversas e as mensagens que ela enviou continuam como estavam. Ela deixa de contar no limite de usuários do plano.
• ↩️ Reativar: em "Removidos da equipe" (no fim da lista), devolve o acesso com o mesmo e-mail e senha. Coloque a pessoa de novo nos departamentos, se precisar.
• Só o administrador edita e remove usuários. Ninguém remove o próprio usuário, e sempre fica pelo menos um administrador ativo.
• Perfis: Administrador, Supervisor, Atendente ou Expedição.

20.2 Configurações da conta

• Dados da empresa: nome, telefone e CNPJ
• 🏪 Aparecer no site do OrganizaChats (só o administrador, na aba Empresa): se você quiser, a sua empresa entra na lista "Quem já usa o OrganizaChats" em organizachats.com.br, com o nome que você escolher, o segmento e a cidade. É opcional: sem marcar a autorização, a empresa nunca aparece. Desmarcou, sai na hora. A lista só aparece no site quando há pelo menos 3 empresas.
• Conexões: WhatsApp (QR Code), Instagram e 🌐 Chat do site
• 🧩 Módulos (só o administrador): liga e desliga Agenda, Cobranças, Loja e Entregas (veja 3.2)
• Plano e assinatura: para assinar, trocar de plano ou cancelar, fale com o suporte pelo WhatsApp

20.3 Termos de Uso e Privacidade — o que vale para os recursos novos

Os Termos de Uso e a Política de Privacidade (versão 2.7, de 22/10/2026) explicam, em linguagem simples:

• Chat do site: o chat guarda no navegador do visitante só um código aleatório (para ele continuar a mesma conversa), recebe o nome e o WhatsApp que ele quiser informar, a página onde a conversa começou e o IP (só para barrar abuso, sem ficar no histórico). Ao instalar o chat no seu site, avise os seus visitantes na política de privacidade do seu site que o atendimento é feito pelo OrganizaChats.
• Origem do cliente: os dados do anúncio (título, texto, ID e o código de clique) vêm da Meta/WhatsApp ou do link da página. Servem só para mostrar a você de onde veio a conversa, montar os relatórios e dar o assunto do anúncio à IA — nunca são vendidos nem usados para anúncios do OrganizaChats.
• Distribuição automática: o painel registra a última atividade de cada usuário (com o Inbox aberto) só para saber quem está online na hora de dividir as conversas.

Dúvidas sobre os seus dados ou os dos seus clientes: organizachats@gmail.com ou contatoflaxor@gmail.com.

O OrganizaChats é da Flaxor Digital Solutions Ltda, CNPJ 69.751.778/0001-39, com sede na Rua Castilho, 465, Centro (Lagoa Branca), Casa Branca/SP, CEP 13708-004 — é a empresa responsável pelos seus dados de cadastro (controladora, na LGPD).